Privacybeleid

SiteZo vindt het belangrijk dat zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoelang we deze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

SiteZo is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

SiteZo
Eenmanszaak, gevestigd in Staphorst
KvK-nummer: 89122208
Website: www.sitezo.nl
E-mail: info@sitezo.nl

2. Wanneer verwerken we persoonsgegevens?

We kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer je:

• de website bezoekt;
• contact met ons opneemt via het contactformulier, per e-mail of telefonisch;
• een prijsindicatie of offerte aanvraagt;
• klant wordt of een overeenkomst met ons aangaat;
• een overeenkomst via het online ontbindingsformulier wilt ontbinden;
• gebruikmaakt van een klantdashboard of andere online omgeving van SiteZo;
• bestanden, teksten, afbeeldingen of projectinformatie aanlevert;
• een support- of onderhoudsvraag stelt;
• een recensie instuurt of toestemming geeft om een recensie te publiceren;
• toestemming geeft voor bepaalde cookies of andere optionele verwerkingen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je contact met SiteZo kan het gaan om:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam en functie;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• factuur- en bedrijfsgegevens;
• offerte-, contract-, project- en betaalgegevens;
• gegevens over een ontbindingsverzoek, zoals de contractdatum, omschrijving van de dienst, referentie en het moment van ontvangst;
• informatie over je bestaande website, gewenste website of webshop, planning en gekozen diensten;
• berichten, toelichtingen, bestanden en andere informatie die je zelf aanlevert;
• accountgegevens, gebruikersnaam, inlogmomenten en gebruik van het klantdashboard;
• supportvragen en correspondentie;
• naam, bedrijfsnaam en inhoud van een recensie;
• IP-adres, browsertype, apparaat- en loggegevens, bezochte pagina's en cookievoorkeuren.

We vragen je om geen bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, burgerservicenummers of kopieën van identiteitsbewijzen, aan te leveren tenzij dit echt noodzakelijk is en vooraf met ons is afgestemd.

4. Waarom verwerken we deze gegevens?

Als we gegevens op basis van toestemming verwerken, kun je die toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

5. Prijsindicaties en geautomatiseerde besluitvorming

De offertegenerator van SiteZo kan op basis van je keuzes automatisch een prijsindicatie tonen. Deze indicatie is niet bindend. Een definitieve offerte wordt altijd door SiteZo gecontroleerd en waar nodig aangepast. SiteZo neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbare grote gevolgen voor je hebben.

6. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wanneer je daar zelf om vraagt of wanneer we dit wettelijk verplicht zijn. Daarbij kan het gaan om de volgende soorten ontvangers:

• hosting-, domein-, server- en back-upproviders;
• leveranciers van e-mail, cloudopslag en online samenwerking;
• leveranciers van het klantdashboard, beveiliging en technisch beheer;
• boekhoud-, facturatie- en betaaldienstverleners;
• leveranciers voor cookiebeheer en websiteanalyse;
• technische specialisten of onderaannemers die voor een project worden ingeschakeld;
• professionele adviseurs, toezichthouders of overheidsinstanties wanneer dit nodig of verplicht is;
• externe diensten die je voor je website of webshop laat koppelen, zoals een betaalprovider, boekhoudpakket, reviewplatform of kaartendienst.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken we waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van de gegevens. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen volgens de AVG.

7. SiteZo als verwerker voor klanten

Bij hosting, onderhoud en technisch beheer kan SiteZo persoonsgegevens verwerken namens een klant, bijvoorbeeld gegevens die via de website van die klant binnenkomen. In dat geval is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en handelt SiteZo als verwerker volgens de afspraken in een verwerkersovereenkomst. Heb je een vraag over gegevens die je via de website van een klant hebt verstrekt? Neem dan eerst contact op met die klant.

8. Hoelang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. In beginsel gebruiken we de volgende termijnen:

• contact- en offerteaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 2 jaar na het laatste contact;
• klant-, contract-, project- en supportgegevens: tijdens de overeenkomst en daarna maximaal 5 jaar, tenzij een langere termijn nodig is voor een wettelijke verplichting of juridisch geschil;
• ontbindingsverzoeken en ontvangstbevestigingen: tijdens de afhandeling en daarna maximaal 5 jaar, tenzij langer bewaren nodig is voor een wettelijke verplichting of juridisch geschil;
• gegevens uit de financiële administratie: in beginsel 7 jaar;
• accounts in het klantdashboard: zolang de overeenkomst loopt en daarna zo kort mogelijk; het account wordt in beginsel binnen 3 maanden na beëindiging gesloten;
• recensies: zolang deze relevant zijn of totdat je de toestemming voor publicatie intrekt;
• technische log- en beveiligingsgegevens: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij langer bewaren nodig is voor onderzoek naar een beveiligingsincident;
• cookiegegevens: volgens de bewaartermijn die bij de betreffende cookie in de cookie-instellingen staat.

Gegevens in back-ups kunnen na verwijdering nog tijdelijk aanwezig zijn totdat de back-up volgens het gebruikelijke rotatieschema wordt overschreven. Deze gegevens worden niet voor andere doelen gebruikt.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

SiteZo gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de website en het klantdashboard goed en veilig te laten werken. Daarnaast kunnen beperkt analytische cookies worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Voor cookies die niet noodzakelijk zijn en meer dan een geringe invloed op je privacy hebben, vragen we vooraf toestemming. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde analytische cookies, marketingcookies of cookies van ingesloten externe inhoud. Via de cookiebanner kun je deze cookies accepteren, weigeren en je voorkeuren later wijzigen. In de cookie-instellingen vind je per cookie de aanbieder, het doel en de bewaartermijn.

10. Externe websites en ingesloten inhoud

De website kan links naar andere websites of ingesloten inhoud bevatten, bijvoorbeeld een kaart, video of reviewplatform. Deze partijen kunnen zelf persoonsgegevens en cookies verwerken. Hun eigen privacybeleid is daarop van toepassing. Waar toestemming nodig is, laden we dergelijke inhoud pas nadat je toestemming hebt gegeven.

11. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?

SiteZo neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Denk aan beveiligde verbindingen, toegangsbeheer, sterke wachtwoorden, updates, back-ups en beperking van toegang tot personen die de gegevens voor hun werk nodig hebben. Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Vermoed je een beveiligingsprobleem? Meld dit dan zo snel mogelijk via info@sitezo.nl.

12. Welke privacyrechten heb je?

Je kunt SiteZo vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van je gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die je zelf hebt aangeleverd;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Stuur je verzoek naar info@sitezo.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee je je identiteit kunt bevestigen. Soms mogen of moeten we een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht. In dat geval leggen we uit waarom.

Ben je niet tevreden over de manier waarop we met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen als onze dienstverlening, website of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op SiteZo.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten of gebruikers wanneer dat redelijkerwijs nodig is.